1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mollie en e-Boekhouden.
Deze koppeling zorgt dat betalingen uit Mollie automatisch worden doorgezet naar mutaties in e-Boekhouden. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Om de betalingen via deze betaalkoppeling te verwerken is het van belang dat de verkoopboekingen al zijn gemaakt in e-Boekhouden. De koppeling heeft de openstaande posten nodig.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mollie en in de FAQ voor e-Boekhouden.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
2.Hoe de koppeling werkt
Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in e-Boekhouden ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.
Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Stappen doorzetten betaling
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling de OpenPosten lijst binnen e-Boekhouden om te kijken of de betaling gekoppeld kan worden aan een openstaande mutatie. Zo niet dan wordt de betaling niet doorgezet. De koppeling controleert 3 dagen daarna of de openstaande post inmiddels verschenen is. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling de OpenPosten lijst binnen e-Boekhouden om te kijken of de betaling gekoppeld kan worden aan een openstaande mutatie. Zo niet dan wordt de betaling niet doorgezet. De koppeling controleert 3 dagen daarna of de openstaande post inmiddels verschenen is. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.
Controle achteraf
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
3.Nodig: Mollie authenticatie
De authenticatie met Mollie verloopt via OAuth. Dat betekent dat je bij de configuratie van de koppeling inlogt op Mollie en de koppeling autorisatie geeft gegevens uit jullie account te lezen. Gebruik voor het inloggen het Mollie-account van de owner. Anders lukt het de koppeling niet om alle informatie uit Mollie op te halen.
4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes
Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....
Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Mollie account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig. 
Authenticatie Mollie
De authenticatie met Mollie loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Mollie voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor Mollie. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
De authenticatie met Mollie loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Mollie voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor Mollie. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.
Profiel Mollie
Binnen een Mollie account kunnen meerdere profielen aanwezig zijn. Je kunt hier instellen welk profiel je wilt gebruiken of dat je alle profielen wilt gebruiken. Per profiel worden de betaalmethoden opgehaald en die kun je in een volgende stap voorzien van tussenrekeningen.
Binnen een Mollie account kunnen meerdere profielen aanwezig zijn. Je kunt hier instellen welk profiel je wilt gebruiken of dat je alle profielen wilt gebruiken. Per profiel worden de betaalmethoden opgehaald en die kun je in een volgende stap voorzien van tussenrekeningen.
Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden.
6.Day-to-day: Vanuit Mollie
Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in e-Boekhouden ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.
Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Ophalen betaling:
Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in e-Boekhouden te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Uitwerking veldniveau betalingen
Ophalen betaling:
Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in e-Boekhouden te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Uitwerking veldniveau betalingen
Uitwerking Mollie betalingen +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van betalingen. | ||
| Naam veld | Waarden uit Mollie betaling | |
| Betaal-identifier | [id], let op; voor betalingen is de betaal-identifier gelijk aan de transactie-identifier. Voor terugstortingen in Mollie zijn ze verschillend en begint de betaal-identifier met re_. | |
| Betaal-nummer | [id] | |
| Transactie-identifier | [id] | |
| Betaaldatum | De datum uit [createdAt] | |
| Totaal | [amount][value] | |
| Valuta | [amount][currency] | |
| status | [status] | |
| Betaalmethode - id | [method] in kleine letters | |
| Betaalmethode - naam | [method] | |
| Bestel-identifier |
De bestel-identifier wordt als volgt bepaald:
|
|
| Let op: er worden dus geen klantgegevens opgehaald voor de betaling. Het matchen van de betaling en verkoop zal plaatsvinden op bedrag en bestel-identifier. | ||
7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl
Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden -
mutaties
- op veldniveau uitgewerkt.
Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit Mollie worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard.
Om een betaling door te kunnen zetten probeert de koppeling de bijbehorende post te vinden in e-Boekhouden.
Hiervoor wordt de lijst openstaande posten uit e-Boekhouden gebruikt. Het bepalen van de openstaande post die bij de betaling hoort bestaat uit twee delen. Eerst wordt de volledige lijst met openstaande posten doorlopen. De koppeling zoekt naar een openstaande post met als factuurnummer het verkoopkenmerk uit de betaling. Er vindt hier een extra controle plaats, namelijk op het openstaande bedrag van de openstaande post. Dit openstaande bedrag moet gelijk zijn aan het bedrag in de betaling.
Het is niet altijd mogelijk om via deze stap de openstaande post te vinden. Dat kan komen doordat er naast de Webwinkelfacturen - e-Boekhouden.nl koppeling twee extra koppelingen worden gebruikt: Eentje voor de betalingen in bijvoorbeeld de webshop en de andere voor het aanmaken van e-Boekhouden mutaties op basis van verkopen in de webshop. Deze twee koppelingen kunnen verschillende verkoopidentifiers doorgeven.
Als het niet lukt om de e-Boekhouden te vinden op basis van het factuurnummer gaat de koppeling verder zoeken. Hiervoor moeten openstaande posten een-voor-een geopend worden en dat is een zware belasting voor de e-Boekhouden API. De koppeling gebruikt een speciale aanpak om zo min mogelijk openstaande posten te hoeven openen. Deze aanpak bestaat uit drie stappen.
- De koppeling zoekt in de lijst openstaande mutaties naar openstaande posten met precies het betaalde bedrag en de precieze datum van de betaling. Dit kunnen meerdere mutaties zijn. Als dit er minder dan 25 zijn dan opent de koppeling de mutaties een-voor-een totdat er een mutatie gevonden wordt waarbij de verkoop-identifier in de mutatie voorkomt. Dit kan bijvoorbeeld in de omschrijving van de mutatie zijn.
- Als de voorgaande stap geen geschikte mutatie vindt dan zoekt de koppeling in de lijst openstaande posten naar alle mutaties die met een bedrag dat max 1 cent afwijkt in een periode t/m 30 dagen voor of na de betaaldatum. Als dit er minder dan 25 zijn dan opent de koppeling deze mutaties een-voor-een en probeert de verkoop-identifier uit de betaling weer te matchen met de openstaande post.
- Als de voorgaande stap ook geen geschikte mutatie oplevert dan zoekt de koppeling in de lijst openstaande posten naar alle mutaties die qua bedrag max 10 cent afwijken. Er wordt geen rekening meer gehouden met de datum. Als dit er minder dan 25 zijn dan opent de koppeling deze mutaties een-voor-een en probeert de verkoop-identifier uit de betaling weer te matchen met de openstaande post.
Stap 1: Doorlopen openstaande postenlijst en matchen op factuurnummer
Stap 2:
- Check openstaande mutaties op datum en bedrag
- Check openstaande mutaties op periode van 60 dagen en bedrag met 1 cent verschil
- Check openstaande mutaties op bedrag met 10 cent verschil
Doorzetten zonder openstaande post
Het is mogelijk om betalingen waar geen openstaande post voor is toch door te zetten naar e-Boekhouden. Hiervoor moeten wij een contract-instelling aanpassen. Het is zeker niet de beste manier, dus wij adviseren om hier niet of zeer beperkt gebruik van te maken. Let op: Er zijn twee zaken waar je rekening mee moet houden bij het doorzetten van betalingen naar e-Boekhouden:
- Er is een technische limiet aan het aantal openstaande posten dat de koppeling op kan halen. We kunnen niet precies zeggen waar die limiet ligt, maar een paar honderd openstaande posten is erg veel.
- e-Boekhouden heeft een eigen afletter optie. Dat betekent dat als betalingen bijvoorbeeld via het bankboek binnenkomen en de debiteur en het bestelnummer komt overeen dan plaatst e-Boekhouden die betaling automatisch bij de verkoopmutatie. e-Boekhouden houdt geen rekening met het openstaande bedrag omdat er ook deelbetalingen kunnen zijn. Zorg altijd dat de bestelnummers van de mutaties uniek zijn.
Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden Mutaties. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Rekening | Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen. | Dit is een financiele rekening in e-Boekhouden. |
| Omschrijving | 90282 | Bestelnummer |
| Datum | 01-02-2023 | Besteldatum |
| Factuurnummer | 90282 | bestelnummer of factuurnummer |
| Debiteur-gegevens: De debiteurgegevens worden zonder vreemde tekens zoals bijvoorbeeld + - _ meegegeven. e-Boekhouden zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten. | ||
| BEDRIJF | webwinkelfacturen | |
| ADRES | Stationstraat 12 | |
| POSTCODE | 1000AA | |
| PLAATS | Amsterdam | |
| TELEFOON | %2B31623138822 | |
| info@sponiza.nl | ||
| LAND | Nederland | |
| Line |
|
|
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Mollie account, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Meestal kan de openstaande post niet gevonden worden die bij de betaling hoort of is de openstaande post al afgeletterd. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke betalingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/64/mollie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.