1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mollie en Exact Online.
Deze koppeling zorgt dat betalingen uit Mollie automatisch worden doorgezet naar financiele boekingen in Exact Online. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Om de betalingen via deze betaalkoppeling te verwerken is het van belang dat de verkoopboekingen al zijn gemaakt in Exact Online. De koppeling heeft de openstaande posten nodig.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mollie en in de FAQ voor Exact Online.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
2.Hoe de koppeling werkt
Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in Exact Online ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.
Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Ophalen betaling: Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de factuur in Exact Online te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Aanmaken betalingen
Betalingen uit Mollie worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Betalingen uit Mollie worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Controle achteraf
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Nodig: Mollie authenticatie
De authenticatie met Mollie verloopt via OAuth. Dat betekent dat je bij de configuratie van de koppeling inlogt op Mollie en de koppeling autorisatie geeft gegevens uit jullie account te lezen. Gebruik voor het inloggen het Mollie-account van de owner. Anders lukt het de koppeling niet om alle informatie uit Mollie op te halen.
4.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Mollie account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig. 
Authenticatie Mollie
De authenticatie met Mollie loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Mollie voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor Mollie. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
De authenticatie met Mollie loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Mollie voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor Mollie. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Profiel Mollie
Binnen een Mollie account kunnen meerdere profielen aanwezig zijn. Je kunt hier instellen welk profiel je wilt gebruiken of dat je alle profielen wilt gebruiken. Per profiel worden de betaalmethoden opgehaald en die kun je in een volgende stap voorzien van tussenrekeningen.
Binnen een Mollie account kunnen meerdere profielen aanwezig zijn. Je kunt hier instellen welk profiel je wilt gebruiken of dat je alle profielen wilt gebruiken. Per profiel worden de betaalmethoden opgehaald en die kun je in een volgende stap voorzien van tussenrekeningen.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van betalingen dient hier een memo-dagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 90.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van betalingen dient hier een memo-dagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 90.
Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Exact Online.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Exact Online.
6.Day-to-day: Vanuit Mollie
Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in Exact Online ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.
Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Ophalen betaling:
Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in Exact Online te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Uitwerking veldniveau betalingen
Ophalen betaling:
Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in Exact Online te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Uitwerking veldniveau betalingen
Uitwerking Mollie betalingen +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van betalingen. | ||
| Naam veld | Waarden uit Mollie betaling | |
| Betaal-identifier | [id], let op; voor betalingen is de betaal-identifier gelijk aan de transactie-identifier. Voor terugstortingen in Mollie zijn ze verschillend en begint de betaal-identifier met re_. | |
| Betaal-nummer | [id] | |
| Transactie-identifier | [id] | |
| Betaaldatum | De datum uit [createdAt] | |
| Totaal | [amount][value] | |
| Valuta | [amount][currency] | |
| status | [status] | |
| Betaalmethode - id | [method] in kleine letters | |
| Betaalmethode - naam | [method] | |
| Bestel-identifier |
De bestel-identifier wordt als volgt bepaald:
|
|
| Let op: er worden dus geen klantgegevens opgehaald voor de betaling. Het matchen van de betaling en verkoop zal plaatsvinden op bedrag en bestel-identifier. | ||
7.Day-to-day: Naar Exact Online
Voor het doorzetten van betalingen staat zowel het aanmaken van de betaling beschreven als het afletteren van de betaling.
Aanmaken betalingen
Betalingen uit Mollie worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Betalingen uit Mollie worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Uitwerking veldniveau Exact Online
Uitwerking op veld-niveau Exact Online memoboeking. +-
| Een memoboeking bestaat uit twee regels | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Verkoopregel | ||
| Omschrijving | [verkoopnummer] | Bijvoorbeeld: het bestel- of factuurnummer. |
| Bedrag | (-1) * het verkoopbedrag | |
| Betaaldatum | [huidigeDatum] | |
| Rekening | 1300 | Debiteurenrekening |
| Klant-code | 2345 | |
| Betaalregel | ||
| Omschrijving | De betaalidentifier | |
| Bedrag | Betaling | |
| Betaaldatum | [huidigeDatum] | |
| Rekening | Zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard. | |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Mollie account, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Meestal kan de openstaande post niet gevonden worden die bij de betaling hoort of is de openstaande post al afgeletterd. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke betalingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/64/mollie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.