1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mollie en Exact Online.

Deze koppeling zorgt dat betalingen uit Mollie automatisch worden doorgezet naar financiele boekingen in Exact Online. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  2. Om de betalingen via deze betaalkoppeling te verwerken is het van belang dat de verkoopboekingen al zijn gemaakt in Exact Online. De koppeling heeft de openstaande posten nodig.

  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mollie en in de FAQ voor Exact Online.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

2.Hoe de koppeling werkt

Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in Exact Online ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

 

 

 

3.Nodig: Mollie authenticatie

De authenticatie met Mollie verloopt via OAuth. Dat betekent dat je bij de configuratie van de koppeling inlogt op Mollie en de koppeling autorisatie geeft gegevens uit jullie account te lezen. Gebruik voor het inloggen het Mollie-account van de owner. Anders lukt het de koppeling niet om alle informatie uit Mollie op te halen.

4.Voorbereiding Exact Online

Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.

Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Mollie account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

6.Day-to-day: Vanuit Mollie

Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in Exact Online ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Ophalen betaling:
Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in Exact Online te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Uitwerking veldniveau betalingen
Uitwerking Mollie betalingen +

7.Day-to-day: Naar Exact Online

Voor het doorzetten van betalingen staat zowel het aanmaken van de betaling beschreven als het afletteren van de betaling.

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Mollie worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.

Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.

Uitwerking veldniveau Exact Online

Uitwerking op veld-niveau Exact Online memoboeking. +

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....