1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mollie en Moneybird.

De koppeling zorgt dat betalingen uit Mollie automatisch worden doorgezet naar in Moneybird. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  2. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mollie en in de FAQ voor Moneybird.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Moneybird is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Moneybird een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Moneybird verderop in de handleiding.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Mollie account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Mollie
De authenticatie met je Mollie webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast molliepay en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.

Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Administratie en factuurlayout
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.

 

4.Day-to-day: Vanuit Mollie

Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

5.Day-to-Day: Naar Moneybird

Aanmaken transacties
De betalingen uit Mollie worden in Moneybird geimporteerd als mutaties.

  • Soort: Factuurbetaling ontvangen
  • Rekening: Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode
  • Omschrijving: Betaling betaalmethode - bestel- of factuurnummer .
  • Factuur: bestel- of factuurnummer
  • RelationCode: Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
  • Regels:
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - GEEN
    • TegenrekeningCode - default 1300, aanpasbaar