1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mollie en Visma eAccounting.

Deze koppeling zorgt dat betalingen uit Mollie automatisch worden doorgezet naar in Visma eAccounting. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  2. Om de betalingen via deze betaalkoppeling te verwerken is het van belang dat de verkoopboekingen al zijn gemaakt in Visma eAccounting. De koppeling heeft de openstaande posten nodig.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mollie en in de FAQ voor Visma eAccounting.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.

2.Hoe de koppeling werkt

Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in Visma eAccounting ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Ophalen betaling: Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de factuur in Visma eAccounting te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.

Controle achteraf
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.

3.Nodig: Mollie authenticatie

De authenticatie met Mollie verloopt via OAuth. Dat betekent dat je bij de configuratie van de koppeling inlogt op Mollie en de koppeling autorisatie geeft gegevens uit jullie account te lezen. Gebruik voor het inloggen het Mollie-account van de owner. Anders lukt het de koppeling niet om alle informatie uit Mollie op te halen.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Mollie account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Mollie
De authenticatie met Mollie loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Mollie voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor Mollie. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Profiel Mollie
Binnen een Mollie account kunnen meerdere profielen aanwezig zijn. Je kunt hier instellen welk profiel je wilt gebruiken of dat je alle profielen wilt gebruiken. Per profiel worden de betaalmethoden opgehaald en die kun je in een volgende stap voorzien van tussenrekeningen.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

5.Day-to-day: Vanuit Mollie

Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden gedurende 3 nachten de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Lukt het niet om de betaling tijdig door te zetten omdat de factuur in Visma eAccounting ontbreekt dan kunnen betalingen later alsnog doorgezet worden via tab Fouten van het dashboard en de blauwe Verwerk knop.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Ophalen betaling:
Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in Visma eAccounting te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.
Uitwerking veldniveau betalingen
Uitwerking Mollie betalingen +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van betalingen.
Naam veld Waarden uit Mollie betaling
Betaal-identifier [id], let op; voor betalingen is de betaal-identifier gelijk aan de transactie-identifier. Voor terugstortingen in Mollie zijn ze verschillend en begint de betaal-identifier met re_.
Betaal-nummer [id]
Transactie-identifier [id]
Betaaldatum De datum uit [createdAt]
Totaal [amount][value]
Valuta [amount][currency]
status [status]
Betaalmethode - id [method] in kleine letters
Betaalmethode - naam [method]
Bestel-identifier De bestel-identifier wordt als volgt bepaald:
  • Als eerst wordt de [metadata] bekeken. In de metadata kan een referentie staan naar de originele bestelling die betaald is. Dat kan via verschillende sleutels zoals bijvoorbeeld factuurnummer, bestelnummer of bestel-id.
  • Indien de bestel-identifier nog niet gevonden is dan wordt gekeken naar de omschrijving, het veld [description].
  • Is de bestel-identifier nog steeds niet gevonden dan krijgt deze de standaard-waarde sale-id not found.
Let op: er worden dus geen klantgegevens opgehaald voor de betaling. Het matchen van de betaling en verkoop zal plaatsvinden op bedrag en bestel-identifier.

6.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Een betaling uit de Mollie webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Mollie en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Visma eAccounting met de status draft. De factuur dient eerst in Visma eAccounting verwerkt te worden. Pas daarna kan de factuur verstuurd worden naar de klant. De koppeling kan er dus niet voor zorgen dat het versturen automatisch gebeurt.


Uitwerking veldniveau Visma eAccounting

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting factuur. +-
Visma eAccounting factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerId f7880989-s898-cm87-so98-j8703j38dd8e visma debiteuren id
IsCreditInvoice
InvoiceDate 2023-03-01
RotReducedInvoicingType 0
InvoiceCity Amsterdam
InvoiceCountryCode NL
InvoiceAddress1 Stationstraat 12
InvoiceCustomerName Sophie Fischer voornaam achternaam
InvoicePostalCode 1000AA
DeliveryCity Amsterdam
DeliveryCountryCode NL
DeliveryAddress1 Stationstraat 12
DeliveryCustomerName Sophie Fischer
DeliveryPostalCode 1000AA
EuThirdParty False - dit is niet aan te passen.
CustomerIsPrivatePerson 1 True, tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld.
ReverseChargeOnConstructionServices false - dit is niet aan te passen
YourReference 90498 bestelnummer
Rows
LineNumber 1
ArticleId 02398h32-klm32-330-24sf-290sf39389jj visma productid
IsTextRow
Text Multifunctional weegschaal Naam verkoopregel.
UnitPrice 104.90 Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW.
Quantity 1.00 Aantal
ReversedConstructionServicesVatFree
IsVatFree
ReplaceUnitPriceWhenZero
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting financiële boeking. +-
Visma eAccounting Financiële boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
CurrencyCode EUR Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
CustomerId 8ssd8sd9-8sdi-09fs-8df9-sd8f9s0d8s8d Visma debiteuren id
DueDate 2023-03-01
RemainingAmountInvoiceCurrency 72.80 Totaalbedrag betaling incl BTW.
TotalAmountInvoiceCurrency 72.80 Totaalbedrag incl BTW.
VatAmountInvoiceCurrency 12.64 Totaal BTW bedrag betaling.
RoundingsAmountInvoiceCurrency 0
InvoiceNumber 483938 Huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
InvoiceDate 2023-03-01
IsCreditInvoice False
PaymentReferenceNumber ORD.UH.09875 bestelnummer - dit is niet aan te passen.
Voucher
VoucherDate 2023-03-01
VoucherText
Rows
  • Totaalregel met het verkoopbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve betalingen.
  • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
  • BTW regels met het BTW bedrag, BTW rekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
AccountNumber 1800
DebitAmount 72.80
TransactionText
CreditAmount 62.00
TransactionText Overhemd
VatCodeId ef4f9ed7-209e-4308-bb2c-26f6dfd1229c
AccountNumber 8100
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting bestelling. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Amount [ordertotalInclDiscount] Totaal bedrag betaling incl BTW voor particulieren.
Voor bedrijven Totaal bedrag betaling excl BTW
CustomerId [debtorID] Visma debtorid
RotReducedInvoicingType Normal
CurrencyCode EUR Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen met euro's.
VatAmount [ordertotalVatInclDiscount] Totaal BTW bedrag betaling
RoundingsAmount 0
InvoiceCity [city]
InvoiceCountryCode [isocountry]
InvoiceCustomerName [customerName]
DeliveryCity [deliverycity]
DeliveryCountryCode [deliveryIsocountry]
DeliveryAdres [deeliveryadres]
DeliveryCustomerName [deliverycustomerName]
DeliveryPostalCode [deliveryzipcode]
InvoicePostalCode [zipcode]
OrderDate []
Status Draft Dit kan niet aangepast worden.
EuThirdParty false Dit is niet aan te passen.
CustomerIsPrivatePerson True Tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld.
YourReference [sourceordernr] bestelnummer
ReverseChargeOnConstructionServices false Dit is niet aan te passen.
Rows
ArticleID [productID] Visma productID
Description [name] Naam verkoopregel.
unitsPrice [price] Eenheidprijs incl BTW voor particulieren,
voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
Quantity [quantity] Aantal

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Uitleg tabs dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Mollie account, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de betaling (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.

Bij Dashboard >> Open staan de betalingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.

Wat als betalingen missen in Visma eAccounting

Als betalingen ontbreken in Visma eAccounting adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:
  1. Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
  2. Ga naar tab Fouten en kijk of de betaling daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de betaling van een eerdere maand is. Als je de betaling in dit overzicht vindt:
    1. Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
    2. Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de betaling opnieuw aan te bieden.
    3. Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
    4. Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
  3. Ga naar tab Rapportage en kijk of de betaling daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Visma eAccounting bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de betaling kunt zoeken.
  4. Ga naar tab Open en kijk of de betaling daar staat.
  5. Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/64/mollie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.