1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mollie en Visma eAccounting.

De koppeling zorgt dat betalingen uit Mollie automatisch worden doorgezet naar in Visma eAccounting. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

  2. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mollie en in de FAQ voor Visma eAccounting.

2.Hoe de koppeling werkt

Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet. Gedurende 2 nachten na het ophalen van een betaling probeert de koppeling een betaling die in tabblad Fouten staat alsnog door te zetten. Daarna zullen ze alleen dmv de Verwerk knop nog doorgezet kunnen worden.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Ophalen betaling: Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in Visma eAccounting te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.

Doorzetten betalingen
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de openstaande post in Visma eAccounting op die bij de betaling hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de openstaande post de volgende criteria:

  • Er wordt een match gedaan op het bedrag
  • Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
  • Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Als de openstaande post in Visma eAccounting gevonden is dan wordt de betaaltransactie (PaymentVoucher) aangemaakt, betaling. Wordt de openstaande post niet gevonden dan zal de koppeling nog drie dagen proberen de openstaande post te vinden. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan deze doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop op het dashboard.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Mollie betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.

3.Nodig: Mollie authenticatie

De authenticatie met Mollie verloopt via OAuth. Dat betekent dat je bij de configuratie van de koppeling inlogt op Mollie en de koppeling autorisatie geeft gegevens uit jullie account te lezen. Gebruik voor het inloggen het Mollie-account van de owner. Anders lukt het de koppeling niet om alle informatie uit Mollie op te halen.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Mollie account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Dashboard Mollie Visma eAccounting voorwaarden

Authenticatie Mollie
De authenticatie met je Mollie webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast molliepay en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.

Dashboard Mollie Visma eAccounting Mollie connectie

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Dashboard Visma eAccounting connectie

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

Dashboard Visma eAccounting betaalconditie en eenheid

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Visma eAccounting. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

Dashboard Mollie Visma eAccounting toewijzenbetaalmethoden aan tussenrekeningen

 

5.Day-to-day: Vanuit Mollie

Doorzetschema: Nieuwe betalingen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet. Gedurende 2 nachten na het ophalen van een betaling probeert de koppeling een betaling die in tabblad Fouten staat alsnog door te zetten. Daarna zullen ze alleen dmv de Verwerk knop nog doorgezet kunnen worden.

Betalingen in Mollie hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in Mollie de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.

Ophalen betaling: Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald. Deze betaalidentifier wordt meestal toegevoegd door bijvoorbeeld de webwinkel waar de betaalidentifier plaatsvindt. De betaalidentifier staat in de meta-velden van de betaling. Vaak voorafgegaan door een woord als bestelling, bestelnummer of factuurnummer. De koppeling haalt de betaal-identifier uit de meta-velden en schoont eventueel de betaalidentifier op. Dit doet de koppeling om de verkoop in Visma eAccounting te kunnen vinden waar de betaling voor is gedaan.

Uitwerking veldniveau betalingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van betalingen.

Velden betaling
Naam veld Waarden uit Mollie bestelling
Betaal-identifier [id], let op; voor betalingen is de betaal-identifier gelijk aan de transactie-identifier. Voor terugstortingen in Mollie zijn ze verschillend en begint de betaal-identifier met re_.
Betaal-nummer [id]
Transactie-identifier [id]
Betaaldatum De datum uit [createdAt]
Totaal [amount][value]
Valuta [amount][currency]
status [status]
Betaalmethode - id [method] in kleine letters
Betaalmethode - naam [method]
Bestel-identifier De bestel-identifier wordt als volgt bepaald:
  • Als eerst wordt de [metadata] bekeken. In de metadata kan een referentie staan naar de originele bestelling die betaald is. Dat kan via verschillende sleutels zoals bijvoorbeeld factuurnummer, bestelnummer of bestel-id.
  • Indien de bestel-identifier nog niet gevonden is dan wordt gekeken naar de omschrijving, het veld [description].
  • Is de bestel-identifier nog steeds niet gevonden dan krijgt deze de standaard-waarde sale-id not found.
Let op: er worden dus geen klantgegevens opgehaald voor de betaling. Het matchen van de betaling en verkoop zal plaatsvinden op bedrag en bestel-identifier.

6.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Mollie worden in Visma eAccounting geimporteerd als betaaltransacties, ook wel PaymentVoucher genoemd. De betaaltransactie bevat de volgende velden:

  • Datum waarop de betaaltransactie wordt aangemaakt
  • Verkoopnummer - transactie-identifier
  • Type 2 - dit geeft aan dat het om een betaaltransactie gaat
  • Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
    • Omschrijving: Verkoopnummer, bijvoorbeeld het bestel- of factuurnummer
    • Credit-amount: Het verkoopbedrag
    • Identifier van de verkoop-boeking in Visma
    • Rekening: Debiteurenrekening, meestal 1200, kan aangepast worden bij tab Configuratie van het dashboard.
    • Klant-code
  • Betaalregel met de informatie van de betaling
    • Bedrag: Betaling
    • Rekening: Zoals ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard
Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de betaaltransactie niet aangemaakt worden.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Mollie account, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Meestal kan de openstaande post niet gevonden worden die bij de betaling hoort of is de openstaande post al afgeletterd. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke betalingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/64/mollie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.