Handleiding: multisafepay - eboekhouden

7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De verkopen uit MultiSafePay worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per verkoop worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de MultiSafePay verkoop twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.



Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.

Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit MultiSafePay worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. Om een betaling door te kunnen zetten probeert de koppeling de bijbehorende post te vinden in e-Boekhouden. Hiervoor wordt de lijst openstaande posten uit e-Boekhouden gebruikt. Het bepalen van de openstaande post die bij de betaling hoort bestaat uit twee delen. Eerst wordt de volledige lijst met openstaande posten doorlopen. De koppeling zoekt naar een openstaande post met als factuurnummer het verkoopkenmerk uit de betaling. Er vindt hier een extra controle plaats, namelijk op het openstaande bedrag van de openstaande post. Dit openstaande bedrag moet gelijk zijn aan het bedrag in de betaling.

Het is niet altijd mogelijk om via deze stap de openstaande post te vinden. Dat kan komen doordat er naast de Webwinkelfacturen - e-Boekhouden.nl koppeling twee extra koppelingen worden gebruikt: Eentje voor de betalingen in bijvoorbeeld de webshop en de andere voor het aanmaken van e-Boekhouden mutaties op basis van verkopen in de webshop. Deze twee koppelingen kunnen verschillende verkoopidentifiers doorgeven.

Als het niet lukt om de e-Boekhouden te vinden op basis van het factuurnummer gaat de koppeling verder zoeken. Hiervoor moeten openstaande posten een-voor-een geopend worden en dat is een zware belasting voor de e-Boekhouden API. De koppeling gebruikt een speciale aanpak om zo min mogelijk openstaande posten te hoeven openen. Deze aanpak bestaat uit drie stappen.

1. De koppeling zoekt in de lijst openstaande mutaties naar openstaande posten met precies het betaalde bedrag en de precieze datum van de betaling. Dit kunnen meerdere mutaties zijn. Als dit er minder dan 25 zijn dan opent de koppeling de mutaties een-voor-een totdat er een mutatie gevonden wordt waarbij de verkoop-identifier in de mutatie voorkomt. Dit kan bijvoorbeeld in de omschrijving van de mutatie zijn.
   
2. Als de voorgaande stap geen geschikte mutatie vindt dan zoekt de koppeling in de lijst openstaande posten naar alle mutaties die met een bedrag dat max 1 cent afwijkt in een periode t/m 30 dagen voor of na de betaaldatum. Als dit er minder dan 25 zijn dan opent de koppeling deze mutaties een-voor-een en probeert de verkoop-identifier uit de betaling weer te matchen met de openstaande post.
   
3. Als de voorgaande stap ook geen geschikte mutatie oplevert dan zoekt de koppeling in de lijst openstaande posten naar alle mutaties die qua bedrag max 10 cent afwijken. Er wordt geen rekening meer gehouden met de datum. Als dit er minder dan 25 zijn dan opent de koppeling deze mutaties een-voor-een en probeert de verkoop-identifier uit de betaling weer te matchen met de openstaande post.
   

Samenvatting stappen voor het vinden van de openstaande post
Stap 1: Doorlopen openstaande postenlijst en matchen op factuurnummer
Stap 2:

1. Check openstaande mutaties op datum en bedrag
2. Check openstaande mutaties op periode van 60 dagen en bedrag met 1 cent verschil
3. Check openstaande mutaties op bedrag met 10 cent verschil

Ondanks dit zorgvuldige proces kan het voorkomen dat de koppeling de e-Boekhouden API limiet raakt of dat de openstaande post niet gevonden wordt. We zien dit vooral gebeuren als er honderden openstaande posten in de administratie staan. Wij adviseren in dat geval om of de openstaande postenlijst op te schonen OF te zorgen dat de koppeling op basis van het factuurnummer de openstaande post kan vinden.

Doorzetten zonder openstaande post
Het is mogelijk om betalingen waar geen openstaande post voor is toch door te zetten naar e-Boekhouden. Hiervoor moeten wij een contract-instelling aanpassen. Het is zeker niet de beste manier, dus wij adviseren om hier niet of zeer beperkt gebruik van te maken. Let op: Er zijn twee zaken waar je rekening mee moet houden bij het doorzetten van betalingen naar e-Boekhouden:

1. Er is een technische limiet aan het aantal openstaande posten dat de koppeling op kan halen. We kunnen niet precies zeggen waar die limiet ligt, maar een paar honderd openstaande posten is erg veel.
2. e-Boekhouden heeft een eigen afletter optie. Dat betekent dat als betalingen bijvoorbeeld via het bankboek binnenkomen en de debiteur en het bestelnummer komt overeen dan plaatst e-Boekhouden die betaling automatisch bij de verkoopmutatie. e-Boekhouden houdt geen rekening met het openstaande bedrag omdat er ook deelbetalingen kunnen zijn. Zorg altijd dat de bestelnummers van de mutaties uniek zijn.

---

Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden
       

8.Support