multisafepay - visma: Handleiding

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen MultiSafePay en Visma eAccounting.

Deze koppeling zorgt dat betalingen uit MultiSafePay automatisch worden doorgezet naar in Visma eAccounting.Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor MultiSafePay en in de FAQ voor Visma eAccounting.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Doorzetschema: Nieuwe verkopen worden 4 keer per dag uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de verkopen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet.

Betalingen in MultiSafePay hoeven nog niet afgerond te zijn als ze worden opgehaald. Bij incasso's en SEPA betalingen kan het zijn dat de daadwerkelijke betaling een paar dagen of weken later binnen komt. Totdat de betaling in MultiSafePay de status paid heeft zullen de betalingen bij tab Open zichtbaar zijn op het dashboard.
Lees meer Day-to-day: vanuit .... Lees minder Day-to-day: vanuit ....

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De MultiSafePay bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.

3.Nodig: MultiSafePay API sleutel

Voor het leggen van de connectie naar MultiSafePay heb je de API sleutel van je MultiSafePay account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.

Lees meer Nodig Asperion.nl ....

Lees minder Nodig Asperion.nl ....

Let op dat je onder deze sleutel de status Ingeschakeld aan hebt staan, en niet per ongeluk op geblokkeerd. De API sleutel is een beveiligingssleutel.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het MultiSafePay account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de rekening voor de inkoopfactuur en de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie MultiSafePay
De authenticatie met je MultiSafePay webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast multisafepay en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.
Let op: Het is nu mogelijk te koppelen met een MultiSafePay single account. Heb je meerdere shops onder je MultiSafePay hangen dan kun je op dit moment nog niet koppelen.

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

5.Day-to-day: Vanuit Multisafepay

Uitwerking veldniveau betalingen

Uitwerking MultiSafePay betalingen. +-

Naam veld	Waarden uit MultiSafePay bestelling
Betaal-identifier	[transaction_id]
Betaal-nummer	[site_id], deze waarde wordt niet gebruikt
Bestelling-identifier	[order_id]
Transactie-identifier	[transaction_id]
Omschrijving	[desription]
Betaaldatum	De datum uit [completed] als deze bestaat, anders de datum uit [created]
Totaal	[amount] / 100, MultiSafePay geeft het betaalde bedrag in centen
Valuta	[currency]
status	[status]
Betaalmethode - id	[payment_method] in kleine letters
Betaalmethode - naam	[payment_method]

Uitwerking MultiSafePay bestelling. +-

Het is soms mogelijk om bij een betaling in Multisafepay een bijbehorende bestelling op te halen. Die bestelling kan extra informatie geven voor het afletteren in Visma eAccounting.
Naam veld	Waarden uit MultiSafePay bestelling
Bestelling-identifier	[order_id]
Bestelnummer	[description]
Betaal-identifier	[transaction_id]
Status bestelling	[status]
Status betaling	[financial_status]
Besteldatum	[created]
Totaal	[amount] / 100, MultiSafePay geeft het betaalde bedrag in centen
Valuta	[currency]
Betaalmethode - id	[payment_details][type]
Betalingen	Hiervoor worden de velden [payment_methods] uit de bestelling en de aparte betaling gebruikt. Veld [payment_methods] bevat de betalingen. In onderstaande tekst staat [i] voor een betaling uit [payment_methods]. Voor iedere betaling wordt een aparte betaling voor de bestelling gemaakt. orderid - veld [order_id] uit de aparte betaling betaalid - veld [transaction_id] uit de aparte betaling factuurnummer - veld [invoice_id] uit de aparte betaling transactionid - veld [transaction_id] uit de bestelling betaalid - veld [transaction_id] uit de aparte betaling type - veld [payment_methods[i][type] bedrag - veld [payment_methods[i][amount] / 100 valuta - veld [payment_methods[i][currency] status - veld [payment_methods[i][status] betaaldatum - veld [created] uit de bestelling betaalmethode-id - veld [payment_details][type] uit de bestelling in kleine letters betaalmethode - veld [payment_details][type] uit de bestelling
Als het niet mogelijk is om de bijbehorende bestelling op te halen, bijvoorbeeld omdat daar geen rechten toe zijn, dan wordt de betaling gebruikt om een fictieve bestelling aan te maken.

Uitwerking MultiSafePay klant. +-

Als het mogelijk is om een aparte bestelling voor de betaling op te halen in MultiSafePay dan wordt de klant bepaald op basis van de bestelling. Als de bestelling niet opgehaald kan worden dan wordt de klant bepaalt op basis van veld [customer] in de betaling. Ook de klantgegevens kunnen extra informatie geven voor het afletteren in Visma eAccounting.
Naam veld	Waarden uit MultiSafePay bestelling
Voornaam	[first_name]
Achternaam	[last_name]
Adres	[address1] en [address2]
Huisnummer	[house_number]
Postcode	[zip_code]
Plaats	[city]
Staat	[state]
Iso-landcode	[country]
Email	[email] indien bekend, anders nocustomer
Mobiel	[phone1]
Als er geen klant-gegevens gevonden worden dan zal er een lege klant met emailadres nocustomer geretourneerd worden. Het emailadres nocustomer geeft aan dat er geen klantgegevens zijn om te matchen in Visma eAccounting.

6.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Een verkoop uit de MultiSafePay webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen MultiSafePay en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Visma eAccounting met de status draft. De factuur dient eerst in Visma eAccounting verwerkt te worden. Pas daarna kan de factuur verstuurd worden naar de klant. De koppeling kan er dus niet voor zorgen dat het versturen automatisch gebeurt.

Uitwerking veldniveau Visma eAccounting

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
CustomerId	f7880989-s898-cm87-so98-j8703j38dd8e	visma debiteuren id
IsCreditInvoice
InvoiceDate	2023-03-01
RotReducedInvoicingType	0
InvoiceCity	Amsterdam
InvoiceCountryCode	NL
InvoiceAddress1	Stationstraat 12
InvoiceCustomerName	Sophie Fischer	voornaam achternaam
InvoicePostalCode	1000AA
DeliveryCity	Amsterdam
DeliveryCountryCode	NL
DeliveryAddress1	Stationstraat 12
DeliveryCustomerName	Sophie Fischer
DeliveryPostalCode	1000AA
EuThirdParty		False - dit is niet aan te passen.
CustomerIsPrivatePerson	1	True, tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld.
ReverseChargeOnConstructionServices		false - dit is niet aan te passen
YourReference	90498	bestelnummer
Rows
LineNumber	1
ArticleId	02398h32-klm32-330-24sf-290sf39389jj	visma productid
IsTextRow
Text	Multifunctional weegschaal	Naam verkoopregel.
UnitPrice	104.90	Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW.
Quantity	1.00	Aantal
ReversedConstructionServicesVatFree
IsVatFree
ReplaceUnitPriceWhenZero

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting financiële boeking. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
CurrencyCode	EUR	Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
CustomerId	8ssd8sd9-8sdi-09fs-8df9-sd8f9s0d8s8d	Visma debiteuren id
DueDate	2023-03-01
RemainingAmountInvoiceCurrency	72.80	Totaalbedrag verkoop incl BTW.
TotalAmountInvoiceCurrency	72.80	Totaalbedrag incl BTW.
VatAmountInvoiceCurrency	12.64	Totaal BTW bedrag verkoop.
RoundingsAmountInvoiceCurrency	0
InvoiceNumber	483938	Huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
InvoiceDate	2023-03-01
IsCreditInvoice		False
PaymentReferenceNumber	ORD.UH.09875	bestelnummer - dit is niet aan te passen.
Voucher
VoucherDate	2023-03-01
VoucherText
Rows		Totaalregel met het verkoopbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve verkopen. Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount. BTW regels met het BTW bedrag, BTW rekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
AccountNumber	1800
DebitAmount	72.80
TransactionText
CreditAmount	62.00
TransactionText	Overhemd
VatCodeId	ef4f9ed7-209e-4308-bb2c-26f6dfd1229c
AccountNumber	8100

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting bestelling. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Amount	[ordertotalInclDiscount]	Totaal bedrag verkoop incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag verkoop excl BTW
CustomerId	[debtorID]	Visma debtorid
RotReducedInvoicingType	Normal
CurrencyCode	EUR	Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen met euro's.
VatAmount	[ordertotalVatInclDiscount]	Totaal BTW bedrag verkoop
RoundingsAmount	0
InvoiceCity	[city]
InvoiceCountryCode	[isocountry]
InvoiceCustomerName	[customerName]
DeliveryCity	[deliverycity]
DeliveryCountryCode	[deliveryIsocountry]
DeliveryAdres	[deeliveryadres]
DeliveryCustomerName	[deliverycustomerName]
DeliveryPostalCode	[deliveryzipcode]
InvoicePostalCode	[zipcode]
OrderDate	[]
Status	Draft	Dit kan niet aangepast worden.
EuThirdParty	false	Dit is niet aan te passen.
CustomerIsPrivatePerson	True	Tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld.
YourReference	[sourceordernr]	bestelnummer
ReverseChargeOnConstructionServices	false	Dit is niet aan te passen.
Rows
ArticleID	[productID]	Visma productID
Description	[name]	Naam verkoopregel.
unitsPrice	[price]	Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
Quantity	[quantity]	Aantal

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Uitleg tabs dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke verkopen uit je MultiSafePay account, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke verkopen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de verkoop (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.

Bij Dashboard >> Open staan de verkopen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de verkoop alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.

Wat als verkopen missen in Visma eAccounting

Als verkopen ontbreken in Visma eAccounting adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:

Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
Ga naar tab Fouten en kijk of de verkoop daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de verkoop van een eerdere maand is. Als je de verkoop in dit overzicht vindt:
1. Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
2. Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de verkoop opnieuw aan te bieden.
3. Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
4. Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
Ga naar tab Rapportage en kijk of de verkoop daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Visma eAccounting bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de verkoop kunt zoeken.
Ga naar tab Open en kijk of de verkoop daar staat.
Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou verkopen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/66/multisafepay.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 verkopen in rekening.

We antwoorden snel!

Handleiding: multisafepay - visma

Tekstverbetering handleiding