1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Pay.nl en e-Boekhouden.

De koppeling zorgt dat betalingen uit Pay.nl automatisch worden doorgezet naar mutaties in e-Boekhouden. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  2. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Pay.nl en in de FAQ voor e-Boekhouden.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe betalingen worden minimaal eenmaal per uur uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet.

Doorzetten betalingen
Om betalingen te matchen vraagt de koppeling eerst de openstaande mutaties uit e-Boekhouden op. Vervolgens loopt de koppeling iedere mutatie langs en vergelijkt de mutatie met de betaling op de volgende velden:

  • Het bedrag van de openstaande mutatie mag maximaal 10 cent afwijken van het bedrag in de betaling.
  • Als er een emailadres aanwezig in de Pay.nl betaling dan vindt er een matching plaats op dit emailadres en het emailadres van de klant in e-Boekhouden.
  • Het factuurnummer uit de openstaande mutatie wordt vergeleken met nummer in de betaling.
  • Het factuurnummer uit de openstaande mutatie wordt vergeleken met nummer in de betaling.
Als er geen match is gevonden dan vraagt de koppeling de openstaande mutaties een voor een op. Door de mutaties per stuk op te vragen komt de omschrijving van de mutatie beschikbaar. Per mutatie wordt een slimme substring-matching gedaan op de omschrijving om de juiste openstaande post voor de betaling te vinden. Meer informatie over deze substring-matching kun je nalezen in de FAQ: Substring-matching voor betalingen.

Voor deze laatste stap worden alleen de openstaande mutaties bekeken met een bedrag van maximaal 10 cent meer of minder dan het bedrag in de betaling. Ook doet de koppeling deze stap alleen als er maximaal 15 mutaties zijn om te bekijken. e-Boekhouden staat max 5000 van dit soort requests per maand toe en dat beperkt de zoek en match-mogelijkheden.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Pay.nl betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Pay.nl

Voor het leggen van de connectie naar Pay.nl heb je een code en van je Pay.nl account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.

Pay.nl Code en token

Wil je je Pay.nl extra beveiligen dan kun je onze IP adressen toevoegen. Dan kan jullie account alleen maar vanaf deze ipadressen benaderd worden. Onze ipadressen zijn:

- 188.241.148.36

- 141.138.138.112

- 89.41.169.251

- 86.105.245.87

Pay.nl toegang ipadressen

Tot slot, zorg dat de koppeling toegang heeft tot jullie account door Shop aan te vinken.

4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

 

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Pay.nl account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Pay.nl
De authenticatie met je Pay.nl webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast paynl en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de account en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Betalingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP betalingen. Bij een ICP betaling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP betaling altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.



 

6.Day-to-day: Vanuit Pay.nl

Nieuwe betalingen uit je Pay.nl account worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

In e-Boekhouden wordt in de lijst Open posten gekeken of er een open post is voor de betaling. Zo ja, dan wordt de betaling doorgezet naar e-Boekhouden en gecombineerd met de open post. Zo nee, dan wordt de betaling niet doorgezet en verschijnt deze op het dashboard bij tab Fouten.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt extra gecontroleerd of de betaling niet al eerder is doorgezet. Hiervoor wordt de transactie-id van de betaling gebruikt.

Mocht de betaling niet geboekt kunnen worden - omdat deze al eerder is doorgezet of omdat er een ander probleem is - dan komt de betaling bij tab Fouten te staan met een reden.

7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit Pay.nl worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. De velden van een betaalmutatie zijn:

  • Soort: Factuurbetaling ontvangen
  • Rekening: Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden
  • Omschrijving: Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling
  • Factuur: verkoopnummer in betaling
  • RelationCode: Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
  • Regels:
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - GEEN
    • TegenrekeningCode - default 1300, aanpasbaar

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Pay.nl account, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Meestal kan de openstaande post niet gevonden worden die bij de betaling hoort of is de openstaande post al afgeletterd. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke betalingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/68/paynl.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.