1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Pay.nl en SnelStart.

De koppeling zorgt dat betalingen uit Pay.nl automatisch worden doorgezet naar memoboekingen in SnelStart. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  2. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Pay.nl en in de FAQ voor SnelStart.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe betalingen worden minimaal eenmaal per uur uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet.

Doorzetten betalingen
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de openstaande post in SnelStart op die bij de factuur hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de openstaande post de volgende criteria:

  • Er wordt een match gedaan op het bedrag
  • Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
  • Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Als de openstaande post in SnelStart gevonden is dan wordt de memoboeking aangemaakt met een referentie naar de identifier in de openstaande post. Wordt de openstaande post niet gevonden dan zal de koppeling nog drie dagen proberen de openstaande post te vinden. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan deze doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop op het dashboard.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Pay.nl betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Pay.nl

Voor het leggen van de connectie naar Pay.nl heb je een code en van je Pay.nl account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.

Pay.nl Code en token

Wil je je Pay.nl extra beveiligen dan kun je onze IP adressen toevoegen. Dan kan jullie account alleen maar vanaf deze ipadressen benaderd worden. Onze ipadressen zijn:

- 188.241.148.36

- 141.138.138.112

- 89.41.169.251

- 86.105.245.87

Pay.nl toegang ipadressen

Tot slot, zorg dat de koppeling toegang heeft tot jullie account door Shop aan te vinken.

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor PSP App.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Pay.nl account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Pay.nl
De authenticatie met je Pay.nl webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast paynl en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Dagboek
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen is het instellen optioneel, en vul je Debiteuren in. Als je betalingen wilt doorboeken is het verplicht, en vul je Memo in.

Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de account en een vaste debiteur uit je SnelStart administratie. Betalingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP betalingen. Bij een ICP betaling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP betaling altijd een debiteur aangemaakt in SnelStart.

 

6.Day-to-day: Vanuit Pay.nl

Nieuwe betalingen uit je Pay.nl account worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

In SnelStart wordt de betaling doorgezet naar een memo_boeking. Hierna probeert de koppeling de betaling af te letteren tegen een verkoopboeking in SnelStart. Lukt dit niet, dan wordt de betaling niet doorgezet en verschijnt deze op het dashboard bij Fouten.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt extra gecontroleerd of de betaling niet al eerder is doorgezet. Hiervoor wordt de transactie-id van de betaling gebruikt.

Mocht de betaling niet geboekt kunnen worden - omdat deze al eerder is doorgezet of omdat er een ander probleem is - dan komt de betaling bij tab Fouten te staan met een reden.

7.Day-to-day: Naar SnelStart

De synchronisatie van gegevens tussen Pay.nl en SnelStart is als volgt.

Betalingen uit Pay.nl worden in SnelStart geimporteerd als memoboekingen. In de boeking komt een referentie te staan naar de verkoopboeking.

Memoboeking betaling

  • Betaaldatum
  • Verkoopnummer # transactie-identifier
  • Dagboek zoals ingesteld in het dashboard
  • Regel Memoriaalboeking
    • Omschrijving: Betaalmethode - transactie-identifier
    • Betaalde bedrag
    • Kruispost - zoals ingesteld op het dashboard
  • Verkoopregel
    • identifier naar de verkoop
    • Bedrag: Betaling
    • Verkoopnummer
    • Bedrag verkoop
Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Pay.nl account, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Meestal kan de openstaande post niet gevonden worden die bij de betaling hoort of is de openstaande post al afgeletterd. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke betalingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/68/paynl.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.