1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Pay.nl en Twinfield.
Deze koppeling zorgt dat betalingen uit Pay.nl automatisch worden doorgezet naar memoboekingen in Twinfield. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Pay.nl en in de FAQ voor Twinfield.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Ophalen betaling: Bij het ophalen van betalingen wordt uiteraard de transactie-id opgehaald van de betaling, het bedrag van de betaling en de betaaldatum. Ook wordt de zogenaamde betaalidentifier bepaald in de vorm van een bestel-id en een bestelnummer. De bestel-id en het bestelnummer worden gebruikt om de verkoop in Twinfield te vinden zodat de betaling gekoppeld kan worden aan deze verkoop.
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de concept-boeking in Twinfield op die bij de betaling hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de concept-boeking de volgende criteria:
- Er wordt een match gedaan op het bedrag
- Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
- Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling en de concept-boeking tegen elkaar afletteren.
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Pay.nl betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Pay.nl
Voor het leggen van de connectie naar Pay.nl heb je een code en van je Pay.nl account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.
Wil je je Pay.nl extra beveiligen dan kun je onze IP adressen toevoegen. Dan kan jullie account alleen maar vanaf deze ipadressen benaderd worden. Onze ipadressen zijn:
- 85.10.143.192
- 85.10.150.5
Tot slot, zorg dat de koppeling toegang heeft tot jullie account door Shop aan te vinken.
4.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
5.Installatie
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Pay.nl account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.
De authenticatie met je Pay.nl webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast paynl en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Twinfield.
6.Day-to-day: Vanuit Pay.nl
Nieuwe betalingen uit je Pay.nl account worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.
Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt extra gecontroleerd of de betaling niet al eerder is doorgezet. Hiervoor wordt de transactie-id van de betaling gebruikt.
Mocht de betaling niet geboekt kunnen worden - omdat deze al eerder is doorgezet of omdat er een ander probleem is - dan komt de betaling bij tab Fouten te staan met een reden.
7.Day-to-day: Naar Twinfield
Betalingen uit Pay.nl worden in geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende verkoopboeking. Als de verkoopboeking voor de betaling niet gevonden kan worden dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
De koppeling kan Twinfield facturen of conceptboekingen niet automatisch laten versturen vanuit Twinfield.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Betaalregel | De informatie van de betaling. | |
| Kruispost | Zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard. | Dit is het veld dim1 in Twinfield |
| Type | debit | Dit is het veld debitcredit in Twinfield |
| Beschrijving | [transaction_id] betaling | |
| Invoicenumber | [ordernumber] | Als de lengte > 40 is dan worden de laatste 40 characters getoond. Dit om de factuurnummers uniek te houden. |
| Bedrag | Bedrag uit de betaling | |
| Verkoopregel | De informatie uit de verkoopboeking. | |
| Debiteuren-rekening | 1300 | Dit is het veld dim1 in Twinfield. Dit is meestal 1300 maar kan aangepast worden bij tab configuratie van het dashboard. |
| Klantcode | [Debiteurcode] | Dit is het veld dim2 in Twinfield |
| Type | credit | Dit is het veld debitcredit in Twinfield |
| Beschrijving | [ordernumber] | Als de lengte > 40 is dan worden de eerste 40 characters getoond. |
| Invoicenumber | [ordernumber] | Als de lengte > 40 is dan worden de laatste 40 characters getoond. Dit om de factuurnummers uniek te houden. |
| Bedrag | Bedrag uit de verkoop | |
