1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Pay.nl en Twinfield.

De koppeling zorgt dat betalingen uit Pay.nl automatisch worden doorgezet naar memoboekingen in Twinfield. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  2. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Pay.nl en in de FAQ voor Twinfield.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe betalingen worden minimaal eenmaal per uur uit je account opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Er wordt gekeken of deze inmiddels wel kunnen worden doorgezet.

Doorzetten betalingen
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de concept-boeking in Twinfield op die bij de betaling hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de concept-boeking de volgende criteria:

  • Er wordt een match gedaan op het bedrag
  • Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
  • Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Als de concept-boeking in Twinfield gevonden is dan wordt de memoboeking aangemaakt. Wordt de concept-boeking niet gevonden dan zal de koppeling nog drie dagen proberen de boeking te vinden. Mocht de concept-boeking later binnen komen dan kan deze doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop op het dashboard.

Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling en de concept-boeking tegen elkaar afletteren.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De Pay.nl betaling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Pay.nl

Voor het leggen van de connectie naar Pay.nl heb je een code en van je Pay.nl account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.

Pay.nl Code en token

Wil je je Pay.nl extra beveiligen dan kun je onze IP adressen toevoegen. Dan kan jullie account alleen maar vanaf deze ipadressen benaderd worden. Onze ipadressen zijn:

- 188.241.148.36

- 141.138.138.112

- 89.41.169.251

- 86.105.245.87

Pay.nl toegang ipadressen

Tot slot, zorg dat de koppeling toegang heeft tot jullie account door Shop aan te vinken.

4.Voorbereiding Twinfield

Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.

Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.

Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Pay.nl account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Pay.nl
De authenticatie met je Pay.nl webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast paynl en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.

Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je account en de tussenrekeningen uit Twinfield. Alle betaalmethoden in je account worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.

 

6.Day-to-day: Vanuit Pay.nl

Nieuwe betalingen uit je Pay.nl account worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt extra gecontroleerd of de betaling niet al eerder is doorgezet. Hiervoor wordt de transactie-id van de betaling gebruikt.

Mocht de betaling niet geboekt kunnen worden - omdat deze al eerder is doorgezet of omdat er een ander probleem is - dan komt de betaling bij tab Fouten te staan met een reden.

7.Day-to-day: Naar Twinfield

De synchronisatie van gegevens tussen Pay.nl en Twinfield is als volgt.

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Pay.nl worden in Twinfield geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels:

  • Betaalregel met de informatie van de betaling
    • Type debit
    • Verkoopnummer
    • Combinatie payment-id en transactie-id
    • Bedrag betaling
    • Kruispost zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard
  • Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
    • Type credit
    • Verkoopnummer
    • Betaalbedrag
    • Rekening: Debiteurenrekening, meestal 1300 - aanpasbaar in het dashboard
    • Klant-code
Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.

Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je Pay.nl account, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Meestal kan de openstaande post niet gevonden worden die bij de betaling hoort of is de openstaande post al afgeletterd. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke betalingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de account. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de betaling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/68/paynl.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.